ANG tagumpay ng isang programa o palatuntunan ay nakasalalay sa maayos na pagpaplano at pagtitiyak na ang lahat ng kabahagi (participants) at bahagi (parts) nito ay may mahigpit na ugnayan sa isa’t isa. Ang palatuntunan ay maaaring nakabalangkas sa porma ng symposium (sampaksaan), public forum, lecture at iba pa. Ang mga sumusunod ay ilan sa mga gabay at alituntunin sa pag-oorganisa at paglulunsad ng programa o palatuntunan na halaw sa aking personal na karanasan at nasaksihan sa larangan.
- Linawin ang tema at layunin ng programa sa bawat miyembro ng organisasyon at komite.
- Pagdesisyunan kung gagawing face-to-face, purely online o hybrid ang programa batay sa iba’t ibang konsiderasyon kagaya ng heograpiya, time zone at rekurso.
- Ihanda ang kwarto, kagamitan at teknolohiya para sa napiling moda ng pagsasagawa ng programa.
- Magtakda ng haba ng oras sa bawat bahagi ng programa at magtoka ng tagasubaybay kung nasusunod ang itinakdang oras. Tiyaking makapagsimula ang programa sa takdang oras o nang may kaunting palugit.
- Bumuo ng pangkalahatang tagapag-ugnay ng programa (overall coordinator).
- Bumuo rin ng mga subcommittee na may kaukulang tagapag-ugnay bawat isa. Ang mga subcommittee ay maaaring binubuo ng program, invitation/promotion, stage design, registration, technical at documentation teams. Linawin ang gampanin ng bawat subcommittee.
- Magsama ng tagapag-ugnay at miyembro mula sa iba’t ibang departamento, dibisyon, antas at edad para maihanda ang lahat sa mga susunod na programa. Tandaan na ang bawat gawain ay oportunidad upang matuto at malinang ang kaalaman at kakayahan para sa hinaharap.
- Mag-isip ng angkop at malikhaing titulo para sa programa. Tiyaking ito ay malinaw at hindi palasak.
- Gawing demokratiko ang proseso ng konsultasyon at pagpapatupad. Gawing kolektibo ang pagpaplano at pagdedesisyon.
- Paglaanan ng kaukulang badyet ang programa at tiyaking maitala ang mga kagastusan. Kaugnay nito ay mahalagang matipon nang maayos ang mga resibo.
- Bumuo ng anunsyo para maiparating sa publiko ang inihahandang programa. Mas mabuti kung may printed at electronic version.
- Tiyaking ang bawat elemento ng poster o audio-visual material ay tumutugma sa kabuuang tema ng programa. Dapat nagtatambal ang text, color scheme, illustration, layout at design. Huwag kalimutan ang mga logo ng organisasyon at mga katuwang na organisasyon.
- Magtalaga ng editor sa lahat ng mga teksto kagaya ng poster, imbitasyon, program script at iba pa. Aktibong makipag-ugnayan din sa superbisor o gurong tagapayo ukol rito.
- Tukuyin din kung sinong tatayong direktor sa mismong araw ng programa. Maaaring ang pangkalahatang tagapag-ugnay na rin ang gumampan sa papel na ito.
- Magpadala rin ng imbitasyon sa mga guro upang maikonsidera nilang mapadalo ang kanilang mga mag-aaral. Huwag kalimutan ilagay ang mismong pangalan ng guro at maging ang kaukulang seksyon at oras. Bagama’t matrabaho ay mainam din kung maiuugnay ang kahalagahan ng matututunan ng mga mag-aaral sa palatuntunan sa kanilang kinukuhang klase sa guro. Mainam din kung makapagsasagawa ng room-to-room (RTR) invitation.
- Magbigay ng imbitasyon sa mga panauhing tagapagsalita. Tiyakin na ito ay kanilang natanggap at kung sila ay magpapaunlak sa imbitasyon. Mahalaga ito para makapaghanap ng kahalili kung tumanggi sa anumang dahilan ang nauna.
- Hingin nang mas maaga ang electronic file ng presentasyon ng tagapagsalita kung mayroon.
- Makipag-ugnayan sa kaukulang opisina ng pamantasan kung kakailanganin ng mga bisita ang pagpaparadahan ng kanilang sasakyan.
- Tiyaking malinaw sa mga bisita ang lugar na pagdadausan ng programa upang hindi maligaw.
- Planuhin din ang physical layout at seating arrangement ng mga tagapagsalita at grupo ng manonood.
- Mag-antisipa ng mga magiging problema at planuhin kung paano ito kagyat na maiiwasan at matutugunan bilang komite.
- Palaganapin ang mga promotional material sa iba’t ibang plataporma para sa kabatiran ng mga potensyal na dadalo.
- Bantayan at suriin ang social media engagement ng mga promotional material at mismong mga post ukol sa programa.
- Tukuyin ang layunin ng programa at ang target nitong mga manonood. Mahalagang konsiderasyon ito sa epektibong komunikasyon.
- Alamin ng bilang ng mga tiyak na magsisisadalo sa programa. Hingin ang kompirmasyon ng mga inimbita para malaman ang bilang ng dadalo.
- Alamin din kung may mga makakasabay na programa ang inyong inihandang programa sa araw na iyon at aralin ang magiging implikasyon nito.
- Ipagpaalam sa kinauukulan ang mga bisitang dadalo sa programa upang mapahintuluan ang kanilang pagpasok sa bulwagan para maiwasan ang aberya.
- Bisitahin ang lugar na pagdadausan para matiyak ang kahandaan, katahimikan, at kaligtasan nito.
- Bumuo ng Plan B kung sakaling magkaroon ng kanselasyon sa programa bunsod ng hindi magandang panahon.
- Planuhin at ihanda ang disenyo at dekorasyon ng entablado kung kakailanganin.
- Maglaan ng puwang para sa mga booth kung kinakailangan.
- Ihanda at ipuwesto sa tamang lugar ang katambal na exhibit ng programa kung mayroon man. Maaari rin maglagay ng freedom wall malapit sa pagdadausan ng programa.
- Magsagawa ng technical rehearsal para maisaayos ang daloy.
- Maghanda ng first aid team, station at kit bilang paghahanda sa mga hindi inaasahang pangyayari.
- Mag-imbita ng magbibigay ng pambungad na tagapagsalita at/o keynote speech para sa higit na ikahuhusay ng programa.
- Maghanda ng angkop na background instrumental music para sa mga piling tagpo ng programa kagaya ng yugto bago magsimula, tuwing health break o pagtatapos ng palatuntunan.
- Pamahalaan ng maayos ang registration upang makapagpatala ang lahat. Pagdesisyunan kung gagawing online o physical ang pagpapatala. Magtago ng kopya para sa komite at para sa mga gurong nagpaunlak ng pagpapadalo ng kanilang mga mag-aaral bilang attendance sheet.
- Kilalanin ang presensiya ng mga gurong dumalo at ang seksyon ng klase na kanilang isinama.
- Pumili ng epektibong mga tagapagpadaloy ng programa.
- Paalalahan ang mga manood at tagapakinig ukol sa mga dapat at hindi dapat gawin habang isinasagawa ang programa.
- Ihanda ang mga gagamiting teknolohiya at magtoka ng responsableng technical team.
- Huwag kalimutan ang intermisyon o pampasiglang bilang. Pinakamainam kung ang mga pagtatanghal ay alinsunod sa tema ng programa.
- Magtalaga ng marshall na magpapanatili ng kaayusan at katahimikan sa buong programa.
- I-monitor ang paglabas at pagpasok ng mga manood.
- Magtalaga ng mga reactor mula sa iba’t ibang sektor partikular sa hanay ng mga mag-aaral, kawani, kaguruan at komunidad.
- Maglaan ng oras para sa question and answer (Q&A) at talakayan. Pamahalaan ito nang maayos sa pamamagitan ng pagtatambal sa mga magkakaugnay na katanungan.
- Magtoka ng documentation committee na kukuha ng mga larawan o bidyo at bubuo ng report.
- Ihingi ng pahintulot ang pagkuha ng larawan at bidyo sa mga nagsidalo.
- Magbigay ng sertipikasyon ng pagkilala sa mga panauhing tagapagsalita at/o reactors at maging sa mga nagsidalo kung kinakailangan.
- Igawad ang sertipikasyon ng pagkilala at munting token of appreciation sa mga panauhing tagapagsalita.
- Gawing call to action ang pangwakas na pananalita para mas maging makabuluhan at mapagbuklod ang pagtatapos ng programa.
- Pasagutan ng evaluation form ang mga nagsidalo upang makuha ang kanilang feedback at higit na mapaghusay ang mga susunod na paglulunsad ng programa.
- Huwag iwanang madumi ang lugar na pinagdausan at tiyaking walang naiwang mahahalagang gamit.
- Magpasalamat sa lahat ng mga naging bahagi at nagpaunlak sa programa.
- Imbitahan ang mga tagapagsalita at mga manood para sa isang photo-op.
- Imbitahan din ang mga panauhing tagapagsalita para sa isang simpleng merienda upang makapagtalakay ng mga kaugnay na usapin at makapagplano ukol sa maaaring maging kolaborasyon sa hinaharap.
- Matuto mula sa positibo at negatibong karanasan mula sa inilunsad na gawain.
May malaking ambag ang mga programa at palatuntunan sa pagpapalaganap ng kaalaman at pagpapatibay ng adbokasiya kaya marapat lamang na ito ay isagawa nang buong sigasig at may pananagutan.
Para sa inyong reaksyon at pagbabahagi, maaari ring umugnay sa [email protected]
- Advertisement -